Agentur-Buchhaltung: Kostenstellen, Fremdleistungen und Projektmarge

Eine Agentur gewinnt einen Website-Relaunch für 12.000 Euro. Externe Gestaltung und Entwicklung kosten 3.500 Euro. Auf den ersten Blick bleiben 8.500 Euro übrig. Davon müssen aber auch Konzeption, Projektleitung, Abstimmungen und Korrekturen getragen werden. Eine gute Auftragslage allein zeigt deshalb nicht, ob die tatsächlich gebundene Arbeitszeit angemessen vergütet wird.

Legen Sie zum Start eine Kalkulation mit Leistungsumfang, Honorar, geplanten Fremdleistungen und internem Stundenbudget an. Halten Sie fest, welche Korrekturrunden enthalten sind und wer zusätzliche Leistungen beauftragen darf. Ergänzen Sie während des Projekts den tatsächlichen Aufwand sowie noch erwartete Kosten. Bereits bestellte Freelancer-Leistungen gehören in die Prognose, auch wenn die Rechnung noch fehlt.

Für den internen Kostensatz müssen Sie verfügbare Projektstunden und die zu deckenden Kosten realistisch bestimmen. Die Gründerplattform erläutert diese Grundlogik der Stundensatzkalkulation. Ein Verkaufspreis pro Stunde ist dabei etwas anderes als der interne Kostenansatz: Vermischen Sie beide Größen nicht in derselben Rechnung.

Die Kostenart beantwortet, welche Kosten entstehen, beispielsweise Miete, Gehälter oder Software. Die Kostenstelle ordnet sie einem Bereich zu, etwa Design, Entwicklung, Vertrieb oder Verwaltung. Der Kostenträger ist die Leistung oder der Auftrag, dessen Kosten Sie ermitteln möchten. Ein Kundenprojekt ist daher häufig ein Kostenträger und nicht automatisch eine Abteilung.

Die Grundunterscheidung gilt auch außerhalb von Agenturen: In einem Handwerksbetrieb können Werkstatt und Verwaltung Kostenstellen sein, im Handel etwa einzelne Filialen. Die konkrete Gliederung ist eine betriebliche Entscheidung. Sie sollte Verantwortlichkeiten sichtbar machen und klein genug bleiben, um im Alltag verlässlich gepflegt zu werden.

Die Tabelle ist ein eigenes Organisationsbeispiel. Nehmen wir außerdem monatlich 1.200 Euro gemeinsame Büromiete an: Design nutzt 60 Quadratmeter, Entwicklung 30 und Verwaltung 30. Bei einer Verteilung nach genutzter Fläche entfallen 600, 300 und 300 Euro auf die drei Bereiche. Insgesamt bleiben es 1.200 Euro.

Ein Flächenschlüssel passt zu Raumkosten, aber nicht automatisch zu jeder Softwarelizenz oder jedem Projekt. Direkt zurechenbare Kosten sollten möglichst direkt zugeordnet werden. Verwendete Schlüssel müssen verständlich sein und bei veränderter Nutzung überprüft werden. Vermeiden Sie, eine bereits umgelegte Kostenposition beim Projekt nochmals vollständig anzusetzen.

Unser eigenes, vereinfachtes Planungsbeispiel verwendet Nettobeträge und unterstellt volle Vorsteuerabzugsberechtigung. Für 100 interne Projektstunden werden jeweils 55 Euro Kosten angesetzt. Dieser angenommene Satz enthält hier die zugeordneten Personal- und Gemeinkosten; dieselben Kosten dürfen nicht nochmals vollständig abgezogen werden. Die 55 Euro sind keine Empfehlung für marktübliche Agenturpreise.

Der kalkulierte Projektüberschuss beträgt 3.000 Euro beziehungsweise 25 Prozent des Honorars. Benötigt das Team bei unverändertem Honorar weitere 20 Stunden, steigen die internen Kosten um 1.100 Euro. Es bleiben 1.900 Euro, entsprechend rund 15,8 Prozent. Diese Rechnung macht die Folgen des Mehraufwands sichtbar; sie ist weder ein steuerlicher Gewinn noch ein nachgewiesener Kontostand.

Eine Agentur beauftragt einen Fotografen im eigenen Namen und berechnet die Kosten dem Kunden weiter. Die fehlende Marge macht daraus noch keinen durchlaufenden Posten. § 10 UStG setzt für diese Ausnahme voraus, dass Beträge im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden. Auftrag, Rechnungsempfänger und tatsächliche Abwicklung sind deshalb entscheidend.

Prüfen Sie diese Einordnung, bevor Sie Media-Budgets, Lizenzen oder Produktionskosten in der Buchhaltung behandeln. Halten Sie fest, wer Vertragspartner des Lieferanten ist und wem dessen Leistung berechnet wird. Eine interne Bezeichnung wie „Auslage Kunde“ genügt nicht als Nachweis. Vereinbaren Sie mit der Buchhaltung eine einheitliche Behandlung und klären Sie Sonderfälle vor der Weiterberechnung.

Für Ihre Projektübersicht bleibt unabhängig davon nützlich: Welcher externe Auftrag gehört zu welchem Kundenprojekt, welcher Betrag ist freigegeben und was wurde tatsächlich geliefert? Kennzeichnen Sie die Übersicht als Arbeitsunterlage. Die steuerliche Einordnung muss auf den zugrunde liegenden Vereinbarungen und Belegen beruhen.

Die Kalkulation darf erwartete Stunden, noch ausstehende Lieferantenrechnungen und mögliche Zusatzleistungen enthalten. Diese Annahmen sind keine bereits gebuchten Geschäftsvorfälle. Pflegen Sie daher getrennte Spalten für Plan, beauftragt, tatsächlich angefallen und noch erwartet. Ein genehmigtes Zusatzbudget sollte erkennbar bleiben, solange es noch nicht abgerechnet wurde.

Für bilanzierende Unternehmen verlangt § 252 HGB unter anderem die zeitliche Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen unabhängig von der Zahlung sowie die Beachtung des Realisationsprinzips. Eine Umsatzprognose oder ein Fortschrittsprozentsatz ersetzt die fachliche Abschlussbeurteilung nicht. Bei einer Einnahmenüberschussrechnung gelten andere Grundregeln; übertragen Sie bilanzielle Aussagen nicht pauschal.

Besprechen Sie zum Monatsende insbesondere Projekte, deren Leistungen, Rechnungen und Kosten in unterschiedliche Zeiträume fallen. Die Projektleitung liefert den sachlichen Stand, die Buchhaltung beurteilt dessen Abbildung. Eine nachvollziehbare Überleitung erklärt anschließend, warum Projektübersicht und BWA nicht dieselbe Zahl zeigen.

Die externe Produktion kann schon fällig sein, während die Kundenrechnung erst nach einer Freigabe gestellt wird. Planen Sie deshalb konkrete Ein- und Auszahlungstermine zusätzlich zur Marge. Im Liquiditätsplan stehen tatsächliche Zahlungsbeträge einschließlich relevanter Steuern. Er enthält auch unternehmensweite Zahlungen, die sich nicht sinnvoll einem einzelnen Projekt zuordnen lassen.

Kennzeichnen Sie unsichere Freigaben und verspätete Kundenzahlungen ausdrücklich. Unsere Empfehlung ist eine wöchentliche Prüfung der nächsten Zahlungstermine: Welche Rechnung muss gestellt werden, welche ist offen und welche Lieferantenzahlung steht vorher an? Eine mit dem Kunden vereinbarte Voraus- oder Meilensteinzahlung kann den Ablauf verändern; sie muss zu Vertrag und Abrechnung passen.

Arbeiten Sie mit einer gemeinsamen Stichtagsliste statt mit mehreren voneinander abweichenden Projektständen. Unsere Prüfliste konzentriert sich auf die Übergabe zwischen operativer Arbeit und Buchhaltung. Dokumentieren Sie Annahmen und Korrekturen so, dass die nächste Prüfung den früheren Stand noch nachvollziehen kann.

accuno unterstützt die Erfassung und Prüfung von Eingangsbelegen, die Kontrolle offener Kunden- und Lieferantenposten sowie Auswertungen der verbuchten Daten. Damit kann die Buchhaltung prüfen, welche Freelancer-Rechnung bereits erfasst wurde, welcher Kunde noch nicht bezahlt hat und welche Beträge tatsächlich im Rechnungswesen angekommen sind.

Die Projektkalkulation in diesem Artikel führen Sie in Ihrer vorhandenen Projekt- oder Zeitplanung und gleichen sie mit der Buchhaltung ab. Die Beschreibung setzt weder integrierte Zeiterfassung noch eine automatische Projektmargenberechnung in accuno voraus. Beginnen Sie mit einem abgeschlossenen Auftrag: Vergleichen Sie ursprünglichen Plan, tatsächliche Stunden, Fremdbelege und Zahlungen. Aus den erklärten Abweichungen entstehen bessere Annahmen für das nächste Angebot.