Rechnung schreiben: Pflichtangaben und Brutto oder Netto richtig verstehen

Eine formal vollständige Rechnung hilft wenig, wenn sie doppelt nummeriert, an die falsche Adresse versendet oder nachträglich unbemerkt verändert wird. Der verlässliche Ablauf beginnt deshalb vor dem PDF oder E-Rechnungsformat: Kundendaten prüfen, Leistung eindeutig beschreiben, Leistungszeitpunkt festhalten, Nummer vergeben und Versand dokumentieren.

Eine reguläre Rechnung enthält grundsätzlich unter anderem Namen und Anschriften der Beteiligten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer, Beschreibung und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuerangaben. Je nach Sachverhalt können zusätzliche Hinweise erforderlich sein.

Für Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Mindestangaben. Sonderfälle wie Kleinunternehmerregelung, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Vorgänge, Gutschriften oder Anzahlungen benötigen eine gesonderte Prüfung.

Bei einer normalen steuerpflichtigen Rechnung ist netto der Preis ohne Umsatzsteuer und brutto der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Der Steuerbetrag wird auf das Nettoentgelt gerechnet. Ein vereinbarter Bruttopreis darf deshalb nicht einfach nachträglich um die Steuer erhöht werden; prüfen Sie zuerst, welcher Preis tatsächlich vereinbart wurde.

Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent. Für bestimmte Umsätze gelten andere Steuersätze oder Befreiungen. Die folgenden Rechnungen setzen ausdrücklich eine einheitlich mit 19 Prozent steuerpflichtige Leistung voraus und lassen Rabatte, Anzahlungen und gemischte Steuersätze außen vor.

Bei 100 Euro netto beträgt die Umsatzsteuer 100 × 0,19 = 19 Euro; brutto sind es 119 Euro. Ist nur der Bruttobetrag bekannt, lautet die Rechnung 119 ÷ 1,19 = 100 Euro netto. Der Steueranteil beträgt dann 119 − 100 = 19 Euro.

19 Prozent vom Bruttobetrag abzuziehen wäre falsch: 119 − 22,61 ergibt 96,39 Euro. Allgemein gilt bei einem einheitlichen Steuersatz: Brutto = Netto × (1 + Steuersatz); Netto = Brutto ÷ (1 + Steuersatz). Prüfen Sie bei mehreren Rechnungspositionen zusätzlich Rundungen und die Summen je Steuersatz.

Bei vollem Vorsteuerabzug ist die abziehbare Vorsteuer grundsätzlich kein Kostenbestandteil; der Zahlungsbetrag an den Lieferanten enthält sie im Normalfall trotzdem. Ob der Nettobetrag sofort Aufwand wird oder beispielsweise als Anlagegut zu erfassen ist, ist eine weitere Frage. Ohne Vorsteuerabzug kann die nicht abziehbare Steuer dagegen Aufwand oder Anschaffungskosten erhöhen.

Bei nach § 19 UStG steuerfreien Kleinunternehmerumsätzen wird keine Umsatzsteuer gesondert berechnet. Reverse Charge ist wiederum kein bloßer Null-Prozent-Steuersatz: Der Empfänger kann die Steuer schulden. Die Standardformel darf deshalb erst angewendet werden, wenn die Steuerbehandlung feststeht. Bewahren Sie die geprüfte Rechnung und spätere Korrekturen nachvollziehbar auf.

Eine versendete Rechnung sollte nicht still durch eine neue Datei mit gleichem Namen ersetzt werden. Nach § 31 UStDV können fehlende oder unzutreffende Angaben durch ein Dokument berichtigt werden, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Wie die Korrektur im Einzelfall auszugestalten ist, sollte fachlich geklärt werden.

Mit der zunehmenden E-Rechnungspflicht kommt zur inhaltlichen Kontrolle die technische Validierung strukturierter Daten hinzu. Eine sichtbare PDF-Darstellung allein beweist nicht, dass die maschinenlesbaren Rechnungsdaten vollständig und korrekt sind.