Ab wann ist eine Inventur Pflicht? Zeitpunkt, Ausnahmen und Ablauf

Bei der Inventur werden Bestände festgestellt. Das Inventar hält die einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden mit ihren Werten fest. Die Bilanz verdichtet diese Informationen zusammen mit den übrigen Abschlussdaten. Eine Liste gezählter Kartons ist deshalb nur ein Teil der Vorbereitung.

§ 240 HGB nennt unter anderem Grundstücke, Forderungen, Schulden und Bargeld. Körperliche Bestände werden etwa durch Zählen, Messen oder Wiegen erfasst. Forderungen, Bankguthaben und Verbindlichkeiten werden dagegen anhand geeigneter Unterlagen abgestimmt. Auch ein Dienstleistungsunternehmen ohne Warenlager kann daher ein Inventar benötigen.

Ausgangspunkt ist die handelsrechtliche Pflicht für Kaufleute. § 241a HGB befreit bestimmte Einzelkaufleute, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Beide Grenzen müssen eingehalten werden. Bei einer Neugründung kann bereits der erste Abschlussstichtag maßgeblich sein.

Diese Vorschrift ist keine allgemeine Kleinunternehmerbefreiung für jede Rechtsform. Eine OHG oder GmbH kann sie nicht allein wegen geringer Umsätze nutzen. Die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung ist ebenfalls eine andere Frage. Wer zulässigerweise eine Einnahmenüberschussrechnung erstellt, benötigt grundsätzlich keine jährliche Bestandsaufnahme für einen bilanzierenden Jahresabschluss; besondere Aufzeichnungen, etwa zu Anlagegütern, können trotzdem nötig sein.

§ 141 AO kann bei gewerblichen Unternehmern sowie Land- und Forstwirten eine zusätzliche Buchführungspflicht einschließlich jährlicher Bestandsaufnahmen auslösen. Genannt werden unter anderem mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn nach den dort beschriebenen Maßstäben. Diese Begriffe sind nicht einfach mit den handelsrechtlichen Größen gleichzusetzen.

Für den Beginn nach § 141 Absatz 2 AO kommt es grundsätzlich auf das Wirtschaftsjahr an, das auf die Bekanntgabe der entsprechenden Mitteilung der Finanzbehörde folgt. Eine bereits aus anderen Vorschriften bestehende Pflicht bleibt gesondert zu beurteilen. Klären Sie deshalb Rechtsgrundlage und Startzeitpunkt, bevor Sie aus einem einzelnen Umsatzwert eine Inventurpflicht ableiten.

Maßgeblich ist der Schluss des Geschäftsjahres; dieser muss nicht auf den 31. Dezember fallen. Außerdem erlaubt § 241 HGB unter bestimmten Voraussetzungen vereinfachte Verfahren. Dazu gehören anerkannte Stichprobenverfahren und Verfahren, mit denen der Bestand zum Abschlussstichtag auch ohne eine körperliche Aufnahme genau an diesem Tag gesichert festgestellt wird.

Eine zeitlich verlegte Aufnahme kann innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach Geschäftsjahresende liegen. Dafür genügt nicht allein ein anderer Zähltermin: Eine ordnungsgemäße Fortschreibung oder Rückrechnung auf den Abschlussstichtag muss sichergestellt sein. Vereinbaren Sie das Verfahren vorab und dokumentieren Sie sämtliche Bestandsbewegungen, die den Zeitraum überbrücken.

Unser Lernbeispiel unterstellt einen einheitlichen Ansatz von 25 Euro je Stück, ohne zusätzliche Bewertungsfragen. Die Bestandsliste nennt 100 Stück und damit 2.500 Euro. Tatsächlich werden 98 Stück gezählt: 98 × 25 Euro ergeben 2.450 Euro. Die Differenz beträgt zwei Stück beziehungsweise 50 Euro.

Vor einer Korrektur prüfen Sie, ob eine Lieferung noch nicht erfasst, ein Artikel doppelt gezählt oder Ware an einem anderen Lagerort übersehen wurde. Beschädigte oder überalterte Ware wirft zusätzlich eine Bewertungsfrage auf. Menge und Wert dürfen deshalb nicht ungeprüft gleichgesetzt werden. Halten Sie Ursache, Prüfung und freigegebene Korrektur nachvollziehbar fest.

Die folgende Liste ist eine praktische Organisationshilfe. Sie sollte zu Lagerorten, Betriebsgröße und gewähltem Verfahren passen. Bestimmen Sie insbesondere, wie Wareneingänge und Ausgänge während der Aufnahme erfasst werden und wer unklare Zählergebnisse nachprüft.

Inventare gehören grundsätzlich zu den zehn Jahre aufzubewahrenden Unterlagen. Dokumentieren Sie auch, wie die Ergebnisse zustande kamen und in den Abschluss übernommen wurden. Eine spätere Person sollte Zählung, Bewertung und Buchungswirkung nachvollziehen können.

accuno kann die anschließende Buchhaltung über Anlagen, Belege und Auswertungen unterstützen. Die körperliche Bestandsaufnahme und eine gegebenenfalls eingesetzte Lagerverwaltung bleiben eigenständige Arbeitsschritte. Stimmen Sie deren Ergebnisse kontrolliert mit den Buchhaltungsdaten ab.