Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei: Übergaben ohne Medienbruch
Eine gute Übergabe ist kein Datei-Paket am Jahresende, sondern ein wiederholbarer Monatsprozess mit geklärten Rollen und prüfbaren Daten.
Das Zielbild gemeinsam festlegen
Klären Sie zu Beginn, wer Belege prüft, wer kontiert, wer endgültig bucht und welche Sonderfälle an die Kanzlei gehen. Ohne diese Abgrenzung entstehen Doppelarbeit und widersprüchliche Stände.
Ebenso wichtig sind Kontenrahmen, Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Belegfelder und die erwarteten Exportformate. Ein Testmonat deckt Unterschiede früher auf als die erste Jahresübergabe.
Monatliche Übergabereife definieren
Ein Monat ist nicht allein deshalb fertig, weil alle Dateien hochgeladen wurden.
- Bankbewegungen sind importiert und wesentliche Differenzen geklärt.
- Offene Posten und Teilzahlungen sind abgestimmt.
- Belege sind Buchungen eindeutig zugeordnet.
- Unklare Steuer- und Sachverhaltsfälle stehen in einer separaten Rückfrageliste.
- Der Export wurde technisch erzeugt und stichprobenartig geprüft.
Rückfragen im Vorgang halten
Rückfragen per separater E-Mail verlieren schnell den Bezug zu Beleg und Buchung. Besser ist ein Prozess, in dem Status, Kommentar und Entscheidung am fachlichen Vorgang sichtbar bleiben. So kann später nachvollzogen werden, warum eine Kontierung oder Steuerbehandlung gewählt wurde.
Technische Automatisierung sollte dabei keine fachliche Entscheidung vortäuschen. Vorschläge sind hilfreich, die Freigabe und Verantwortung müssen aber eindeutig bleiben.
Export als wiederholbaren Kontrollpunkt nutzen
Ein DATEV-EXTF-Export sollte nicht erst am Jahresende getestet werden. Regelmäßige Probeübergaben zeigen früh, ob Konten, Buchungsschlüssel, Belegfelder und Zeiträume konsistent sind.
Zusätzlich zum Buchungsstapel können je nach Zusammenarbeit Belegdateien, OPOS-Informationen und Verfahrensnachweise relevant sein. Stimmen Sie den konkreten Umfang mit Ihrer Kanzlei ab.
Fachlicher Hinweis
Inhaltlich geprüft und mit Primärquellen sowie dem implementierten Produktumfang abgeglichen.
Die Beiträge dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung. Prüfen Sie die konkrete Anwendung mit Ihrer Steuerkanzlei oder fachkundigen Beratung.